Rata-rata bisnis saat ini memakai banyak aplikasi sekaligus: software akuntansi, marketplace, payment gateway, aplikasi kasir, CRM, hingga spreadsheet. Masing-masing bekerja dengan baik, tetapi tidak saling bicara. Akibatnya, tim menghabiskan waktu memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
Integrasi sistem adalah solusi untuk masalah ini: menghubungkan aplikasi yang sudah ada agar data mengalir otomatis, tanpa harus mengganti semuanya.
Contoh integrasi yang paling sering dibutuhkan
- Marketplace ke ERP: pesanan dari marketplace otomatis masuk ke sistem, stok terpotong, dan faktur terbentuk.
- Payment gateway ke akuntansi: pembayaran yang berhasil langsung tercatat sebagai penerimaan kas.
- Aplikasi kasir ke kantor pusat: penjualan semua cabang terkumpul dalam satu laporan.
- Mesin dan sensor ke dashboard: data dari perangkat IoT masuk ke sistem monitoring secara real-time.
Cara kerjanya
Sebagian besar aplikasi modern menyediakan API, pintu resmi untuk bertukar data. Integrasi dibangun dengan memanfaatkan API tersebut, lalu menambahkan logika bisnis: pemetaan data, validasi, penjadwalan sinkronisasi, dan penanganan saat salah satu sistem sedang bermasalah.
Untuk aplikasi lama yang tidak memiliki API, integrasi tetap memungkinkan, misalnya lewat ekspor-impor file terjadwal atau akses database yang terkontrol.
Hal yang perlu diperhatikan
- Satu sumber kebenaran: tentukan sistem mana yang menjadi acuan untuk tiap jenis data, misalnya harga dari ERP, status pesanan dari marketplace.
- Penanganan error: integrasi yang baik mencatat setiap kegagalan dan bisa mencoba ulang, bukan diam-diam kehilangan data.
- Keamanan: kunci API dan data sensitif harus disimpan dan dikirim dengan aman.
- Pemantauan: ada log dan notifikasi agar tim tahu jika sinkronisasi berhenti.
Integrasi atau sistem baru?
Jika aplikasi yang ada sudah berjalan baik dan disukai tim, integrasi biasanya lebih cepat dan hemat dibanding menggantinya. Sistem baru lebih masuk akal jika aplikasi lama sudah tidak bisa mengikuti proses bisnis.
Tim Seautomate membantu memetakan aliran data dan membangun integrasi sistem untuk ERP, pembayaran, marketplace, hingga IoT.
